Anerkennung von Gedenkgeschenken: Was Sie wissen müssen

Wie man Gedenkgeschenke anerkennt

Als Spendenaktion umfasst Ihre tägliche oder wöchentliche Routine wahrscheinlich das Senden von Bestätigungsschreiben an Spender, die Ihrer Organisation ein Geschenk gemacht haben. Möglicherweise sind Sie an diesen Vorgang so gewöhnt, dass Sie nicht zweimal überlegen müssen, bevor Sie einen Bestätigungsbrief generieren und in die Post legen. Sind Sie mit Ihrem Prozess zur Anerkennung von Gedenkgeschenken genauso vertraut?Sie erhalten wahrscheinlich nicht so oft Gedenkgeschenke wie traditionelle Geschenke, daher ist es verständlich, wenn der Prozess für Sie nicht selbstverständlich ist.

Wenn Sie Ihren Prozess zur Anerkennung von Gedenkgeschenken einrichten, fühlen Sie sich möglicherweise eingeschüchtert, wenn Sie an trauernde Menschen schreiben. Es könnte Ihnen helfen, sich Ihre Rolle so vorzustellen: Ihre Aufgabe ist es nicht, zu trösten. Stattdessen teilen Sie mit, dass ihr geliebter Mensch auf sinnvolle, nachdenkliche Weise in Erinnerung bleibt. Dies ist eine Gelegenheit, eine positive Rolle dabei zu spielen, das Erbe eines Menschen weiterzutragen und in einer schwierigen Zeit seiner Familie und Freunden Freundlichkeit entgegenzubringen.

Eines der wichtigsten Dinge, an die Sie sich erinnern sollten, ist, dass Sie normalerweise zwei verschiedene Briefe senden müssen, nachdem Ihre Organisation ein Gedenkgeschenk erhalten hat: ein Bestätigungsschreiben an den Spender und ein Benachrichtigungsschreiben an die Familie des Verstorbenen.

Hier sind einige Vorschläge zur Anerkennung von Gedenkgeschenken:

Kommunizieren Sie mit der Familie oder dem Spender

Oft wird die Familie des Verstorbenen Sie darüber informieren, dass die Organisation als Empfänger von Gedenkbeiträgen benannt ist. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um zu fragen, welches Familienmitglied Benachrichtigungen über Geschenke erhalten soll, stellen Sie sicher, dass Sie die Kontaktinformationen dieser Person haben und erfahren Sie mehr über die Verbindung des Verstorbenen zu Ihrer Organisation oder Mission.Wenn Sie scheinbar aus heiterem Himmel eine Gedenkspende erhalten und den Namen des Verstorbenen nicht erkennen, können Sie sich an den Spender wenden, um ihm für das Geschenk zu danken und zu fragen, ob es ein Familienmitglied gibt, das Sie über das Geschenk informieren möchten.Tipp: Wenn Sie eine Gedenkspende erhalten und den Namen des Verstorbenen nicht erkennen oder den Namen nicht in Ihrer Datenbank sehen, sollten Sie sich bei Ihrem Geschäftsführer, Vorstandsmitgliedern und sogar ehemaligen Vorstandsmitgliedern erkundigen, ob die Person eine Beziehung zu der Organisation hat, die Ihnen nicht bekannt ist.

Bestätigen, dass das Geschenk eine Gedenkspende ist

Erstellen Sie eine Bestätigungsvorlage, die speziell für Spender gedacht ist, die Gedenkgeschenke machen. Sie können den Inhalt des Briefes nach Bedarf anpassen, aber eine Vorlage für diesen Zweck bietet Ihnen einen großartigen Ausgangspunkt. Es muss nicht lang oder kompliziert sein – erwägen Sie, eine Nachricht wie diese einzufügen:

Vielen Dank für Ihre Spende an den Ocean Point Land Trust, die in Erinnerung an Sarah Jennings geleistet wurde. Ihr Beitrag wird Sarahs Vermächtnis voranbringen und dazu beitragen, den offenen Raum in unserer Gemeinde zu schützen. Vielen Dank für dieses sinnvolle Geschenk.

Denken Sie daran, Geschenkdetails wie Geschenkdatum und Geschenkbetrag in Ihrem Bestätigungsschreiben an den Spender anzugeben.

Erstellen Sie eine Benachrichtigungsschreibenvorlage, um ein Familienmitglied über Spenden zu informieren, die im Gedächtnis seiner Angehörigen getätigt wurden

In einem Benachrichtigungsschreiben geben Sie nicht den erhaltenen Geschenkbetrag an, aber es ist eine gute Idee, die Namen und Adressen der Spender anzugeben, damit die Familie auf Wunsch Dankeskarten senden kann. Hier ist ein Beispiel für Text, den Sie in Ihr Benachrichtigungsschreiben aufnehmen können:

Vielen Dank, dass Sie das Andenken Ihrer Frau durch die Anerkennung des Ocean Point Land Trust ehren. Wir fühlen uns privilegiert, Sarahs Andenken und ihr Engagement für den Landschutz dank der Spenden, die in ihrem Andenken eingegangen sind, ehren zu können. Die folgenden Spender leisteten Beiträge zur Feier von Sarahs Vermächtnis:

Nancy Trout 113 Main Street Granville, OH 43023
Jim Schmidt 12 Bass Lane Granville, OH 43023

Beziehungen aufbauen.

Es ist sehr wichtig, Bestätigungen und Benachrichtigungen rechtzeitig zu versenden, aber der Prozess muss nicht dort enden. Es ist eine gute Idee, den Spendern und Familienmitgliedern in einigen Monaten einen Folgebrief zu senden, in dem sie wissen, wie die Spenden verwendet werden. Verbinden Sie die Gedenkgeschenke mit einem greifbaren Ergebnis. Das Update muss nicht lang sein; Ein kurzes Update wird viel bedeuten und sie daran erinnern, dass ihr geliebter Mensch auf fortlaufende Weise geehrt wird. Hier ein Beispiel:

Nochmals vielen Dank, dass Sie Sarahs Andenken mit einem Geschenk an den Ocean Point Land Trust ehren. Wir wollten schreiben, um Sie wissen zu lassen, dass der Ocean Point Land Trust gestern ein neues Grundstück unter Schutz gestellt hat. Ihre Spende in Sarahs Erinnerung war maßgeblich daran beteiligt, dies zu ermöglichen. Heute sind zehn weitere Hektar schönes Land erhalten und auf Dauer geschützt. Es ist ein dauerhaftes Symbol für Sarahs Engagement für unsere Gemeinschaft. Vielen Dank, dass Sie Sarah ehren und ihr Vermächtnis mit den kommenden Generationen teilen.

Laufend: Sobald Sie Geschenke bestätigt und ein Update gesendet haben, können Sie diese Spender und Familienmitglieder in die Newsletter-Mailingliste Ihrer Organisation aufnehmen, um sie über Ihre Arbeit auf dem Laufenden zu halten. Wenn möglich, fügen Sie dem Mailing eine handschriftliche Notiz bei. Stewarding diese Spender wird ihnen helfen, eine Verbindung zu ihrem geliebten Menschen fühlen, und kann dazu beitragen, laufende Unterstützung von ihnen zu gewährleisten.

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