Qu’est-ce qu’une Proposition de subvention? (Comment en rédiger un, des outils et des Meilleures pratiques)

Vous devez donc rédiger une proposition de subvention?

Cela ressemble probablement un peu à ceci: votre organisation est impatiente de démarrer un nouveau projet passionnant, vous avez soigneusement sélectionné une liste des meilleurs bénéficiaires possibles et vous avez eu d’excellents commentaires initiaux. Maintenant, il est temps de choisir le meilleur.

Par où commencez-vous ? Comment structurer votre proposition ? Quel est le meilleur moment pour l’envoyer? Que pouvez-vous faire pour vous démarquer?

Nous répondrons à toutes ces questions dans cet article. Nous vous dirons exactement ce qu’est une proposition de subvention, en quoi elle diffère des autres documents, quand l’envoyer, à qui l’envoyer et même comment en rédiger un. Nous vous fournirons également des conseils basés sur des données afin que vous ayez les meilleures chances de succès.

ASTUCE: Apprenez à gérer l’ensemble du processus de subvention avec le logiciel de gestion des subventions.

qu'est-ce que la gestion des subventions

(Source: Unsplash)

En un mot, une proposition de subvention est une demande d’argent (une subvention) qui est envoyée à une organisation à but lucratif ou à but non lucratif.

Cela semble assez simple, non? Creusons dans les détails.

Une subvention est une somme d’argent donnée par une organisation pour remplir un but, généralement de nature caritative, scientifique ou artistique. Une subvention peut être accordée par une institution fédérale, un organisme sans but lucratif ou une société. Dans presque tous les cas, la motivation de l’organisation qui accorde la subvention est d’affecter une sorte de changement positif. Cela sera conforme à la mission, à la culture et aux valeurs des bénéficiaires.

Il existe un large éventail de raisons pour lesquelles des subventions pourraient être demandées. Un étudiant de premier cycle, par exemple, peut rédiger une proposition de subvention demandant des frais de scolarité au département des bourses d’études de l’université. Un autre exemple pourrait être un organisme de bienfaisance cherchant des centaines de milliers, voire des millions de dollars, auprès de la branche caritative d’une grande entreprise pour un projet transfrontalier.

Souvent, les propositions de subventions, qui sont structurées différemment d’une DP et d’autres types de propositions commerciales, ne concerneront qu’une partie du financement global requis en combinaison avec des collectes de fonds internes et d’autres bénéficiaires. C’est particulièrement le cas des fondations caritatives à but non lucratif.

Le terme proposition de subvention est parfois utilisé de manière interchangeable avec lettre de subvention. Dans la grande majorité des cas, c’est la même chose. Parfois, la lettre de subvention peut être utilisée pour signifier une lettre précurseur plus courte envoyée pour évaluer l’intérêt pour un projet avant qu’une proposition complète ne soit envoyée.

Comment structurer une proposition de subvention gagnante

Une bonne proposition de subvention décrit presque toujours un projet prêt à démarrer. Il ne devrait pas être abstrait et devrait inclure une séquence claire d’étapes, un calendrier et un budget.

D’une manière générale, le schéma ci-dessous s’applique à toutes les subventions, quelle que soit leur taille. Il est toujours important de vérifier les exigences spécifiques détaillées par le bénéficiaire et si un format spécifique doit être respecté ou non.

Les éléments suivants sont les éléments clés d’une proposition de subvention:

Lettre de motivation

C’est la partie courte et abstraite de la proposition où vous devez communiquer (1) en gros, ce que votre projet implique et (2) combien d’argent vous avez besoin.

CONSEIL: Apprenez à rédiger une lettre de motivation

Résumé

Le résumé est une description plus détaillée de ce que votre projet implique, de qui vous êtes en tant qu’individu ou organisation et de la manière dont votre projet correspond aux valeurs du bénéficiaire. (Cela peut être déclaré implicitement ou explicitement, selon ce qui est approprié.) Le résumé est plus détaillé que la lettre de motivation, mais vous n’entrez pas encore dans les nuances de votre projet. Ceux-ci seront étoffés plus tard.

Énoncé du besoin

L’énoncé du besoin est un aperçu détaillé du problème spécifique que vous cherchez à résoudre. Il est important à ce stade de décrire le problème en termes concrets, en s’appuyant sur des données et des exemples pratiques dans la mesure du possible. Il est également recommandé de souligner que le problème est résoluble, afin de ne pas donner au bénéficiaire l’impression qu’il est insurmontable.

Buts et objectifs

C’est là que vous décrivez les résultats que vous attendez d’atteindre en termes généraux et spécifiques. Décrivez l’impact plus large que vous espérez avoir avant d’obtenir des résultats mesurables que l’argent du bénéficiaire vous aidera à atteindre.

Méthodes et stratégies

La section buts et objectifs était le quoi; c’est le comment. Ici, vous détaillez spécifiquement comment vous avez l’intention d’atteindre les résultats décrits dans la section précédente. C’est l’une des parties les plus importantes de toute la proposition, car elle comprend les activités pour lesquelles vous recherchez un financement.

Plan d’évaluation

Votre plan d’évaluation est votre mécanisme de mesure de l’avancement de votre projet et fournit une responsabilité à la fois pour vous et pour le bénéficiaire.

Budget

Le budget est une ventilation distincte de la façon dont les fonds reçus seront alloués.

Informations sur l’organisation

En plus des informations détaillées sur votre organisation, incluez les biographies et les rôles des personnes clés qui seront impliquées dans cette section.

7 conseils pour rédiger des propositions de subventions gagnantes

Chez PandaDoc, nous avons étudié des milliers de propositions réussies (ainsi que certaines qui ont échoué). Et un certain nombre de caractéristiques nous ont démarqués.

Pour donner à votre proposition les meilleures chances de succès possibles, considérez les conseils suivants.

Concentrez-vous sur la cause du destinataire

Gardez toujours la cause de votre destinataire à l’esprit. Une organisation accorde une subvention parce qu’elle veut avoir un impact positif. Concentrez-vous sur la façon dont vous allez y parvenir dans le contexte des objectifs du bénéficiaire.

Les avantages et les résultats doivent être clairement alignés sur les valeurs de l’organisation auprès de laquelle vous demandez du financement.

Incluez les rich media (avec parcimonie)

Rich media, images, vidéos, graphiques, etc. peut être utile pour communiquer clairement à la fois le problème que vous cherchez à résoudre et votre plan d’action. Le mot clé ici est avec parcimonie.

Nous avons constaté à plusieurs reprises que, même si les médias enrichis peuvent aider à capter l’attention des lecteurs, il est facile de faire apparaître une proposition alambiquée. Même des éléments de gamification des ventes peuvent être ajoutés le cas échéant.

conseils de proposition de subvention

(Source: cdn2.hubspot.net )

Suivez un modèle éprouvé

Plutôt que de partir de zéro, envisagez d’utiliser un modèle de proposition de subvention qui a déjà fonctionné. Si vous n’en avez pas au sein de votre organisation, trouvez-en un en ligne.

Envoyez votre proposition au bon moment

Des recherches ont montré que le meilleur moment pour envoyer un e-mail est un jour de semaine le matin (dans le fuseau horaire respectif des destinataires). Envoyer votre proposition au bon moment maximisera les chances qu’elle soit examinée rapidement.

Faciliter la signature et le paiement des destinataires

L’approche traditionnelle de l’envoi de propositions implique de nombreuses tâches manuelles. Les destinataires doivent imprimer une proposition, la signer et la numériser avant de la renvoyer. Les paiements doivent également être traités séparément hors ligne. Le logiciel de proposition, cependant, remédie à la grande majorité de ces obstacles.

Le logiciel de signature électronique permet aux destinataires et aux expéditeurs d’approuver rapidement et en toute sécurité une proposition sans avoir à quitter le document. Des options de paiement peuvent également être intégrées, permettant un paiement rapide et efficace.

Il n’est pas toujours approprié d’inclure des options de paiement ou des champs de signature dans une proposition de subvention, mais, quand c’est le cas, l’utilisation d’une solution entièrement dématérialisée peut générer d’énormes avantages.

logiciel de proposition de subvention

Utilisez une stratégie de suivi intelligente

Des recherches ont montré que l’envoi d’e-mails de suivi augmente considérablement les chances de réussite d’une proposition.

De nombreuses organisations qui octroient des subventions nécessitent une période d’examen spécifique (généralement jusqu’à six semaines), alors gardez cela à l’esprit. Assurez-vous de faire un suivi chaque fois que cela est approprié et ne soyez pas retardé si vous ne recevez aucune réponse pendant un certain temps.

Inclure les coordonnées des personnes clés

Confirmez que les coordonnées – en particulier les e-mails et les numéros de téléphone – des personnes clés sont incluses afin que le bénéficiaire puisse vous contacter si nécessaire.

Quelques conseils pour des industries spécifiques

Bien que les principes de la rédaction réussie d’une proposition de subvention soient généralement universels, il peut y avoir un faible degré de variance entre les industries. Les subventions ont tendance à se classer dans l’une des trois catégories suivantes: charitable, scientifique et artistique.

Voici quelques conseils pour faire face à chacun:

Bienfaisance

Pour les subventions pour le travail caritatif – résoudre des problèmes sociaux, liés à la santé, à l’éducation ou à l’environnement – il est important de se concentrer sur la gravité du problème et sur la façon dont votre approche est souhaitable par rapport aux autres solutions possibles.

Parce que ces projets impliquent généralement une grande équipe de personnes, il est également intéressant de mettre en évidence leurs expériences et compétences individuelles.

Scientifique

Pour les propositions scientifiques, vous voudrez souligner la contribution qu’elles apporteront à la compréhension scientifique, ainsi que les impacts sociétaux plus larges. Les données, la recherche et les faits scientifiques sont tous impératifs.

Il est également crucial d’éviter un langage trop scientifique. Rédigez la proposition dans un langage facile à comprendre.

Artistique

Les propositions de subventions pour des projets artistiques doivent mettre l’accent sur l’histoire et le portefeuille passé de l’artiste (s) impliqué(s), le rôle que l’art jouera dans la communauté au sens large et la façon dont l’argent sera utilisé (selon un calendrier précis).

Prochaines étapes du processus de subvention

Ceux qui cherchent à créer leur première proposition de subvention devraient se tourner vers le meilleur logiciel de proposition en 2019.

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