Reconnaître les cadeaux commémoratifs: Ce que vous devez savoir

Comment reconnaître les cadeaux commémoratifs

En tant que collecte de fonds, votre routine quotidienne ou hebdomadaire comprend probablement l’envoi de lettres d’accusé de réception aux donateurs qui ont fait un cadeau à votre organisation. Vous êtes peut-être tellement habitué à ce processus que vous n’avez pas à y réfléchir à deux fois avant de générer une lettre d’accusé de réception et de la déposer dans le courrier. Êtes-vous aussi à l’aise avec votre processus de reconnaissance des cadeaux commémoratifs?

Vous ne recevez probablement pas de cadeaux commémoratifs aussi souvent que vous recevez des cadeaux traditionnels, donc c’est compréhensible si le processus n’est pas une seconde nature pour vous.

Lorsque vous configurez votre processus de reconnaissance des cadeaux commémoratifs, vous pouvez vous sentir intimidé à l’idée d’écrire aux personnes en deuil. Cela pourrait vous aider à penser votre rôle de cette façon: votre travail n’est pas de consoler. Au lieu de cela, vous partagez que l’on se souvient de leur être cher d’une manière significative et réfléchie. C’est l’occasion de jouer un rôle positif dans la transmission de l’héritage de quelqu’un et dans la gentillesse de sa famille et de ses amis pendant une période difficile.

L’une des choses les plus importantes à retenir est que vous devez généralement envoyer deux lettres différentes après que votre organisation a reçu un cadeau commémoratif: une lettre d’accusé de réception au donateur et une lettre de notification à la famille du défunt.

Voici quelques suggestions pour reconnaître les cadeaux commémoratifs:

Communiquez avec la famille ou le donateur

Souvent, la famille du défunt vous contactera pour vous informer que l’organisme est désigné comme récipiendaire de contributions commémoratives. Profitez de cette occasion pour demander quel membre de la famille devrait recevoir des notifications de cadeaux, assurez-vous d’avoir les coordonnées de cette personne et pour en savoir plus sur le lien entre le défunt et votre organisation ou mission.

Si vous recevez un don commémoratif apparemment à l’improviste et que vous ne reconnaissez pas le nom du défunt, vous pouvez contacter le donateur pour le remercier du don et lui demander s’il y a un membre de la famille qu’il aimerait que vous informiez du don.

Conseil: Si vous recevez un don commémoratif et que vous ne reconnaissez pas le nom du défunt ou que vous ne voyez pas le nom dans votre base de données, il vaut la peine de vérifier auprès de votre directeur exécutif, des membres du conseil d’administration et même des anciens membres du conseil d’administration pour voir si la personne a une relation avec l’organisation que vous ne connaissez pas.

Reconnaissez que le don est un don commémoratif

Créez un modèle de reconnaissance destiné spécifiquement aux donateurs qui font des cadeaux commémoratifs. Vous pouvez ajuster le contenu de la lettre au besoin, mais avoir un modèle à cet effet vous donne un excellent point de départ. Cela ne doit pas être long ou compliqué – pensez à inclure un message comme celui-ci:

Merci beaucoup pour votre don à l’Ocean Point Land Trust, fait à la mémoire de Sarah Jennings. Votre contribution fera avancer l’héritage de Sarah et aidera à protéger les espaces ouverts dans notre communauté. Merci pour ce cadeau significatif.

N’oubliez pas d’inclure les détails du cadeau, tels que la date et le montant du cadeau, dans votre lettre d’accusé de réception au donateur.

Créez un modèle de lettre de notification pour informer un membre de la famille des dons faits à la mémoire de son proche

Dans une lettre de notification, vous n’incluez pas le montant du cadeau reçu mais c’est une bonne idée d’inclure les noms et adresses des donateurs afin que la famille puisse envoyer des cartes de remerciement si elle le souhaite. Voici un exemple de texte que vous pouvez inclure dans votre lettre de notification:

Merci d’honorer la mémoire de votre femme en reconnaissant Ocean Point Land Trust. Nous nous sentons privilégiés de pouvoir honorer la mémoire de Sarah, et son engagement pour la conservation des terres, grâce aux dons reçus en sa mémoire. Les donateurs suivants ont fait des contributions pour célébrer l’héritage de Sarah:

Nancy Trout 113 Main Street Granville, OH 43023
Jim Schmidt 12 Bass Lane Granville, OH 43023

Établir des relations.

Il est très important d’envoyer des accusés de réception et des notifications en temps opportun, mais le processus ne doit pas s’arrêter là. C’est une bonne idée d’envoyer une lettre de suivi aux donateurs et aux membres de la famille dans quelques mois, leur indiquant comment les dons sont utilisés. Reliez les cadeaux commémoratifs à un résultat tangible. La mise à jour ne doit pas être longue; une brève mise à jour signifiera beaucoup et leur rappellera que leur être cher est honoré de manière continue. Voici un exemple:

Merci encore d’honorer la mémoire de Sarah avec un cadeau à Ocean Point Land Trust. Nous voulions vous écrire pour vous informer qu’hier, Ocean Point Land Trust a placé une nouvelle parcelle de terre sous servitude de conservation. Votre don fait à la mémoire de Sarah a contribué à rendre cela possible. Aujourd’hui, dix acres supplémentaires de belles terres sont préservées et protégées à perpétuité. C’est un symbole durable de l’engagement de Sarah envers notre communauté. Merci d’honorer Sarah et de partager son héritage avec les générations à venir.

En cours: Une fois que vous avez reconnu les cadeaux et envoyé une mise à jour, vous pouvez inclure ces donateurs et les membres de votre famille dans la liste de diffusion du bulletin d’information de votre organisation pour les tenir informés de votre travail. Dans la mesure du possible, joignez une note manuscrite à l’envoi. La prise en charge de ces donateurs les aidera à ressentir un lien avec leur être cher et peut aider à assurer un soutien continu de leur part.

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