Che cos’è una proposta di sovvenzione? (Come scrivere uno, strumenti e best practice)

Quindi, è necessario scrivere una proposta di sovvenzione?

Probabilmente va un po ‘ come questo: la tua organizzazione è desiderosa di iniziare un nuovo ed entusiasmante progetto, hai attentamente curato una lista dei migliori beneficiari possibili e hai avuto un ottimo feedback iniziale. Ora, è il momento di scegliere il migliore.

Da dove inizi? Come si dovrebbe strutturare la vostra proposta? Quando è il momento migliore per inviarlo? Cosa puoi fare per distinguerti?

Risponderemo a tutte queste domande in questo post. Ti diremo esattamente cos’è una proposta di sovvenzione, come si differenzia dagli altri documenti, quando inviarla, a chi inviarla e persino come scriverne una. Ti forniremo anche alcuni suggerimenti supportati dai dati in modo da avere le migliori possibilità di successo.

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che cos'è la gestione delle sovvenzioni

(Fonte: Unsplash)

In poche parole, una proposta di sovvenzione è una richiesta di denaro (una sovvenzione) che viene inviata a un’organizzazione di concessione di sovvenzioni senza scopo di lucro o senza scopo di lucro.

Sembra abbastanza semplice, giusto? Scaviamo nei dettagli.

Una sovvenzione è una somma di denaro data da un’organizzazione per soddisfare uno scopo, di solito caritatevole, scientifico o artistico in natura. Una sovvenzione può essere concessa da un’istituzione governativa, senza scopo di lucro o società. In quasi tutti i casi, la motivazione dell’organizzazione che assegna la sovvenzione è di influenzare un qualche tipo di cambiamento positivo. Ciò sarà in linea con la missione, la cultura e i valori dei beneficiari.

Vi è una vasta gamma di motivi per cui potrebbero essere richieste sovvenzioni. Uno studente universitario, ad esempio, può scrivere una proposta di sovvenzione che richiede tasse universitarie dal dipartimento di borse di studio dell’università. Un altro esempio potrebbe essere un’organizzazione caritatevole che cerca centinaia di migliaia o addirittura milioni di dollari dal braccio caritatevole di una grande società per un progetto transfrontaliero.

Spesso, le proposte di sovvenzione, che sono strutturate in modo diverso rispetto a una RFP e ad altri tipi di proposte commerciali, saranno solo per una parte del finanziamento complessivo richiesto in combinazione con la raccolta fondi interna e altri beneficiari. Questo è particolarmente vero per le fondazioni di beneficenza senza scopo di lucro.

Il termine grant proposal è talvolta usato in modo intercambiabile con grant letter. Nella stragrande maggioranza dei casi, sono la stessa cosa. A volte, lettera di sovvenzione può essere utilizzato per indicare una lettera precursore più breve inviato per valutare l’interesse in un progetto prima di una proposta completa viene inviata.

Come strutturare una proposta di sovvenzione vincente

Una buona proposta di sovvenzione delinea quasi sempre un progetto che è pronto ad andare. Non dovrebbe essere astratto e dovrebbe includere una chiara sequenza di passaggi, una timeline e un budget.

In generale, lo schema seguente è applicabile a tutte le sovvenzioni, indipendentemente dalle dimensioni. È sempre importante verificare i requisiti specifici dettagliati dal concedente e se un formato specifico deve essere rispettato o meno.

I seguenti elementi sono le parti chiave di una proposta di sovvenzione:

Lettera di presentazione

Questa è la parte breve e astratta della proposta in cui dovresti comunicare (1) approssimativamente, cosa comporta il tuo progetto e (2) quanti soldi hai bisogno.

SUGGERIMENTO: Imparare a scrivere una lettera di presentazione

Executive summary

Il sommario esecutivo è una descrizione più dettagliata di ciò che il vostro progetto coinvolge, chi sei come individuo o organizzazione, e come il vostro progetto si adatta con i valori del beneficiario. (Questo può essere dichiarato implicitamente o esplicitamente, a seconda di quale sia appropriato.) Il riassunto esecutivo è più dettagliato della lettera di presentazione, ma non stai ancora entrando nelle sfumature del tuo progetto. Questi saranno concretizzati più tardi.

Dichiarazione di necessità

La dichiarazione di necessità è una descrizione dettagliata del problema specifico che si sta cercando di risolvere. In questa fase è importante descrivere il problema in termini concreti, attingendo, ove possibile, a dati ed esempi pratici. È anche buona norma evidenziare che il problema è risolvibile, in modo da non far sentire il beneficiario insormontabile.

Obiettivi e obiettivi

Qui è dove si delineano i risultati che ci si aspetta di raggiungere in termini generali e specifici. Descrivi l’impatto più ampio che speri di fare prima di perforare risultati misurabili i soldi del beneficiario ti aiuteranno a raggiungere.

Metodi e strategie

La sezione obiettivi e obiettivi era il cosa; questo è il come. Qui, in particolare dettaglio come si intende raggiungere i risultati delineati nella sezione precedente. Questa è una delle parti più importanti dell’intera proposta, in quanto comprende le attività per le quali siete alla ricerca di finanziamenti.

Piano di valutazione

Il tuo piano di valutazione è il tuo meccanismo per misurare i progressi del tuo progetto e fornisce responsabilità sia per te che per il beneficiario.

Budget

Il budget è una ripartizione distinta di come verrà assegnato il denaro ricevuto.

Informazioni sull’organizzazione

Oltre a informazioni dettagliate sulla tua organizzazione, includi biografie e ruoli delle persone chiave che saranno coinvolte in questa sezione.

7 suggerimenti per scrivere proposte di sovvenzione vincenti

A PandaDoc, abbiamo studiato migliaia di proposte di successo (insieme ad alcune infruttuose). E un certo numero di caratteristiche si sono distinti per noi.

Per dare alla tua proposta le migliori possibilità di successo, considera i seguenti suggerimenti.

Concentrati sulla causa del destinatario

Tieni sempre a mente la causa del destinatario. Un’organizzazione fornisce una sovvenzione perché vuole avere un impatto positivo. Mantenere l’attenzione su come si sta andando a raggiungere questo obiettivo nel contesto degli obiettivi del beneficiario.

I benefici e i risultati dovrebbero essere in chiaro allineamento con i valori dell’organizzazione da cui stai cercando finanziamenti.

Include rich media (con parsimonia)

Rich media, immagini, video,grafici, ecc. può essere utile per comunicare chiaramente sia il problema che stai cercando di risolvere sia il tuo piano d’azione. La parola chiave qui è con parsimonia.

Abbiamo ripetutamente scoperto che, mentre i rich media possono aiutare a catturare l’attenzione dei lettori, è facile far apparire una proposta contorta. Anche elementi di vendite gamification possono essere aggiunti, se del caso.

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(Fonte: cdn2.hubspot.net)

Seguire un modello collaudato

Piuttosto che iniziare da zero, considerare l’utilizzo di un modello di proposta di sovvenzione che ha già funzionato. Se non ne hai disponibili all’interno della tua organizzazione, trovane uno online.

Invia la tua proposta al momento giusto

La ricerca ha dimostrato che il momento migliore per inviare una e-mail è in un giorno feriale al mattino (nel rispettivo fuso orario dei destinatari). Inviare la tua proposta al momento giusto massimizzerà le possibilità che venga esaminata rapidamente.

Rendere più facile per i destinatari di firmare e pagare

L’approccio tradizionale per l’invio di proposte comporta un sacco di compiti manuali. I destinatari devono stampare una proposta, firmarla e scansionarla prima di rispedirla. I pagamenti devono anche essere gestiti separatamente offline. Software proposta, tuttavia, rimedi la stragrande maggioranza di questi ostacoli.

Il software eSignature consente sia ai destinatari che ai mittenti di approvare in modo rapido e sicuro una proposta senza dover lasciare il documento. Le opzioni di pagamento possono anche essere incorporate, consentendo un pagamento rapido ed efficiente.

Non è sempre opportuno includere opzioni di pagamento o campi di firma in una proposta di sovvenzione, ma, quando lo è, l’utilizzo di una soluzione completamente senza carta può produrre enormi benefici.

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Utilizzare una strategia di follow-up intelligente

La ricerca ha dimostrato che l’invio di email di follow-up aumenta drasticamente le possibilità di una proposta di successo.

Molte organizzazioni che assegnano sovvenzioni richiedono un periodo di considerazione specifico (di solito fino a sei settimane), quindi tienilo a mente. Assicurarsi di follow-up ogni volta che è opportuno, e non essere messo fuori se non si riceve alcuna risposta per un po’.

Includi i dettagli di contatto delle persone chiave

Conferma che i dettagli di contatto – in particolare e-mail e numeri di telefono-delle persone chiave sono inclusi in modo che il beneficiario possa contattarti se necessario.

Alcuni suggerimenti per settori specifici

Mentre i principi di scrittura di proposte di sovvenzione di successo sono per lo più universali, ci può essere un piccolo grado di varianza tra le industrie. Le sovvenzioni tendono a rientrare in una delle tre categorie: caritatevole, scientifico e artistico.

Ecco alcuni suggerimenti per affrontare ciascuno:

Charitable

Per le sovvenzioni per il lavoro di beneficenza – risolvere problemi sociali, sanitari, educativi o ambientali-è importante concentrarsi sulla gravità del problema e su come il tuo approccio sia desiderabile rispetto ad altre possibili soluzioni.

Perché questi progetti di solito coinvolgono un grande team di persone, mettendo in evidenza le loro esperienze e competenze individuali è anche utile.

Scientifico

Per le proposte scientifiche, si vorrà evidenziare il contributo che darà alla comprensione scientifica, insieme agli impatti sociali più ampi. Dati, ricerche e fatti scientifici sono tutti imperativi.

È anche fondamentale evitare un linguaggio eccessivamente scientifico. Scrivi la proposta in un linguaggio facile da capire.

Artistico

Le proposte di sovvenzione per progetti artistici dovrebbero enfatizzare la storia e il portafoglio passato degli artisti coinvolti, il ruolo che l’arte giocherà nella comunità più ampia e il modo in cui il denaro verrà utilizzato(in base a un periodo di tempo specifico).

I prossimi passi nel processo di concessione

Coloro che cercano di creare la loro prima proposta di sovvenzione dovrebbe guardare al miglior software proposta nel 2019.

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