Gedenkgeschenken erkennen: wat u moet weten

hoe gedenkgeschenken bevestigen

als fondsenwerver omvat uw dagelijkse of wekelijkse routine waarschijnlijk het verzenden van bevestigingsbrieven aan donateurs die een gift aan uw organisatie hebben gedaan. U bent misschien zo gewend aan dit proces dat u geen twee keer hoeft na te denken voordat u een bevestigingsbrief genereert en deze in de mail laat vallen. Voel je je net zo goed bij je proces om gedenkgeschenken te erkennen?

u ontvangt waarschijnlijk niet zo vaak memorial gifts als u traditionele geschenken ontvangt, dus het is begrijpelijk als het proces niet tweede natuur voor u is.

Als u uw proces voor het erkennen van gedenkgeschenken instelt, kunt u zich geïntimideerd voelen over het schrijven naar mensen die rouwen. Het kan je helpen om op deze manier aan je rol te denken: je taak is niet om te troosten. In plaats daarvan delen jullie dat hun geliefde herinnerd wordt op een betekenisvolle, doordachte manier. Dit is een kans om een positieve rol te spelen in het voortbrengen van iemands erfenis en het uitbreiden van vriendelijkheid aan hun familie en vrienden in een moeilijke tijd.

een van de belangrijkste dingen om te onthouden is dat u meestal twee verschillende brieven moet sturen nadat uw organisatie een gedenkgeschenk heeft ontvangen: een bevestigingsbrief aan de donor en een kennisgevingsbrief aan de familie van de overledene.

hier zijn enkele suggesties voor het erkennen van gedenkgeschenken:

Communiceer met de familie of donor

vaak zal de familie van de overledene contact opnemen om u te laten weten dat de organisatie is genoemd als ontvanger van memorial contributions. Gebruik deze gelegenheid om te vragen welk familielid meldingen van geschenken moet ontvangen, zorg ervoor dat u de contactgegevens van die persoon, en om te leren over de verbinding van de overledene met uw organisatie of missie.

Als u een gedenkdonatie schijnbaar uit het niets ontvangt en de naam van de overledene niet herkent, kunt u contact opnemen met de donor om hen te bedanken voor het geschenk en vragen of er een familielid is dat zij willen dat u op de hoogte stelt van het geschenk.

Tip: Als u een gedenkdonatie ontvangt en u de naam van de overledene niet herkent of de naam niet in uw database ziet, is het de moeite waard om te controleren met uw uitvoerend directeur, bestuursleden en zelfs voormalige bestuursleden om te zien of de persoon een relatie heeft met de organisatie waarvan u niet op de hoogte bent.

erken dat het geschenk een gedenkdonatie is

Maak een bevestigingssjabloon dat speciaal bedoeld is voor donateurs die gedenkcadeaus maken. U kunt de inhoud van de brief naar behoefte aanpassen, maar het hebben van een sjabloon voor dit doel geeft u een geweldige plek om te beginnen. Het hoeft niet lang of ingewikkeld te zijn – overweeg om een bericht als dit op te nemen:

hartelijk dank voor uw donatie aan de Ocean Point Land Trust, gemaakt ter nagedachtenis aan Sarah Jennings. Jouw bijdrage draagt Sarah ‘ s nalatenschap naar voren en helpt de open ruimte in onze gemeenschap te beschermen. Bedankt voor dit betekenisvolle geschenk.

vergeet niet om details van de gift, zoals de datum van de gift en het bedrag van de gift, op te nemen in uw bevestigingsbrief aan de donor.

Maak een notificatiebrief sjabloon aan om een familielid op de hoogte te stellen van donaties die zijn gedaan in het geheugen van zijn geliefde

in een notificatiebrief, neemt u het ontvangen bedrag van de gift niet op, maar het is een goed idee om de namen en adressen van de donateurs op te nemen, zodat de familie bedankkaarten kan sturen als ze dat willen. Hier is een voorbeeld van tekst die u in uw notificatiebrief kunt opnemen:

hartelijk dank voor het eren van de herinnering van uw vrouw door het herkennen van Ocean Point Land Trust. We voelen ons bevoorrecht om Sarah ‘ s nagedachtenis te eren, en haar toewijding aan landbehoud, dankzij donaties die ze ter nagedachtenis heeft ontvangen. De volgende donors hebben bijdragen geleverd om Sarah ’s nalatenschap te vieren:

Nancy Trout 113 Main Street Granville, OH 43023
Jim Schmidt 12 Bass Lane Granville, OH 43023

Bouw relaties op.

Het is erg belangrijk om bevestigingen en notificaties tijdig te versturen, maar het proces hoeft daar niet te eindigen. Het is een goed idee om over een paar maanden een vervolgbrief te sturen naar de donateurs en familieleden, om hen te laten weten hoe de donaties worden gebruikt. Verbind de gedenkgeschenken met een tastbaar resultaat. De update hoeft niet lang te zijn; een korte update zal veel betekenen en hen eraan herinneren dat hun geliefde wordt geëerd in een voortdurende manier. Hier is een voorbeeld:

Nogmaals bedankt voor het eren van Sarah ‘ s geheugen met een geschenk aan Ocean Point Land Trust. We wilden u laten weten dat Ocean Point Land Trust gisteren een nieuw stuk land onder conservation easement heeft geplaatst. Jouw donatie ter nagedachtenis van Sarah was belangrijk om dit mogelijk te maken. Vandaag de dag, tien extra hectare mooie grond worden bewaard en beschermd in eeuwigheid. Het is een blijvend symbool van Sarah ‘ s toewijding aan onze gemeenschap. Dank u voor het eren van Sarah en voor het delen van haar erfenis met de komende generaties.

Lopend: Zodra u geschenken hebt bevestigd en een update hebt verzonden, kunt u deze donateurs en familieleden opnemen in de nieuwsbrief van uw organisatie om hen op de hoogte te houden van uw werk. Voeg indien mogelijk een handgeschreven notitie bij de mailing. Stewarding deze donoren zal hen helpen voelen een verbinding met hun geliefde, en kan helpen zorgen voor voortdurende steun van hen.

You might also like

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.