uznanie pamiątkowe prezenty: co musisz wiedzieć

jak uznać pamiątkowe prezenty

jako zbiórka pieniędzy, Twój codzienny lub tygodniowy program prawdopodobnie obejmuje wysyłanie listów potwierdzających do darczyńców, którzy zrobili prezent dla Twojej organizacji. Możesz być tak przyzwyczajony do tego procesu, że nie musisz się dwa razy zastanawiać przed wygenerowaniem listu potwierdzającego i wrzuceniem go do poczty. Czy czujesz się komfortowo ze swoim procesem uznawania pamiątkowych prezentów?

prawdopodobnie nie otrzymujesz pamiątkowych prezentów tak często, jak otrzymujesz tradycyjne prezenty, więc jest to zrozumiałe, jeśli proces nie jest dla ciebie drugą naturą.

Kiedy ustawiasz swój proces uznawania pamiątkowych prezentów, możesz czuć się onieśmielony pisaniem do ludzi, którzy są w żałobie. To może pomóc ci myśleć o swojej roli w ten sposób: Twoim zadaniem nie jest pocieszanie. Zamiast tego dzielisz się tym, że ich ukochana osoba jest pamiętana w znaczący, przemyślany sposób. Jest to okazja do odegrania pozytywnej roli w przenoszeniu czyjegoś dziedzictwa i okazywaniu życzliwości rodzinie i przyjaciołom w trudnym czasie.

jedną z najważniejszych rzeczy do zapamiętania jest to, że zazwyczaj musisz wysłać dwa różne listy po otrzymaniu pamiątkowego prezentu: list potwierdzający do dawcy i list powiadamiający do rodziny zmarłego.

oto kilka propozycji uznania pamiątkowych prezentów:

komunikuj się z rodziną lub darczyńcą

często rodzina zmarłego skontaktuje się z Tobą, aby poinformować Cię, że organizacja jest wymieniana jako odbiorca składek na pamiątkę. Skorzystaj z tej okazji, aby zapytać, który członek rodziny powinien otrzymywać powiadomienia o prezentach, upewnić się, że masz dane kontaktowe tej osoby i dowiedzieć się o powiązaniu zmarłego z Twoją organizacją lub misją.

Jeśli otrzymujesz darowiznę pamiątkową pozornie znikąd i nie rozpoznajesz nazwiska zmarłego, możesz skontaktować się z darczyńcą, aby podziękować mu za prezent i zapytać, czy jest członek rodziny, którego chcieliby, abyś powiadomił o prezencie.

Wskazówka: Jeśli otrzymujesz darowiznę pamiątkową i nie rozpoznajesz nazwiska zmarłego lub nie widzisz go w swojej bazie danych, warto skontaktować się z dyrektorem wykonawczym, członkami zarządu, a nawet byłymi członkami zarządu, aby sprawdzić, czy dana osoba ma związek z organizacją, o której nie wiesz.

potwierdź, że prezent jest darowizną pamiątkową

Stwórz szablon potwierdzenia, który jest przeznaczony specjalnie dla darczyńców, którzy składają pamiątkowe prezenty. Możesz dostosować treść listu w razie potrzeby, ale posiadanie szablonu do tego celu daje świetne miejsce do rozpoczęcia. To nie musi być długie ani skomplikowane – rozważ dołączenie wiadomości jako tej:

Dziękuję bardzo za darowiznę na rzecz Ocean Point Land Trust, zrobioną ku pamięci Sarah Jennings. Twój wkład przeniesie dziedzictwo Sary do przodu i pomoże chronić otwartą przestrzeń w naszej społeczności. Dziękuję za ten znaczący dar.

pamiętaj, aby podać szczegóły prezentu, takie jak Data i kwota prezentu, w liście potwierdzającym do darczyńcy.

Utwórz szablon listu z powiadomieniem, aby powiadomić członka rodziny o darowiznach dokonanych w pamięci ukochanej osoby

w liście z powiadomieniem nie uwzględniasz otrzymanej kwoty prezentu, ale dobrym pomysłem jest podanie nazwisk i adresów darczyńców, aby rodzina mogła wysłać kartki z podziękowaniami, jeśli sobie tego życzy. Oto przykład tekstu, który możesz zawrzeć w swoim liście powiadomień:

Dziękuję bardzo za uhonorowanie pamięci swojej żony, uznając zaufanie Ocean Point Land. Czujemy się zaszczyceni mogąc uczcić pamięć Sary i jej zaangażowanie w ochronę Ziemi, dzięki darowiznom otrzymanym w jej pamięci. Następujący darczyńcy wnieśli wkład w uczczenie spuścizny Sary:

Nancy Trout 113 Main Street Granville, OH 43023
Jim Schmidt 12 Bass Lane Granville, OH 43023

buduj relacje.

bardzo ważne jest wysyłanie potwierdzeń i powiadomień w odpowiednim czasie, ale proces ten nie musi się na tym kończyć. Dobrym pomysłem jest wysłanie listu do darczyńców i członków ich rodzin w ciągu kilku miesięcy, informując ich, w jaki sposób są wykorzystywane darowizny. Połącz pamiątkowe dary z namacalnym rezultatem. Aktualizacja nie musi być Długa; Krótka aktualizacja będzie wiele znaczyć i przypomni im, że ich ukochana osoba jest honorowana w sposób ciągły. Oto przykład:

jeszcze raz dziękuję za uhonorowanie pamięci Sarah darem dla Ocean Point Land Trust. Chcieliśmy napisać, aby poinformować, że wczoraj Ocean Point Land Trust umieścił nową działkę pod służbą ochrony. Twoja darowizna, zrobiona w pamięci Sary, przyczyniła się do tego. Dziś, dziesięć dodatkowych akrów pięknej ziemi są zachowane i chronione w nieskończoność. To trwały symbol zaangażowania Sary w naszą społeczność. Dziękuję za uhonorowanie Sary i za podzielenie się jej dziedzictwem z przyszłymi pokoleniami.

: Po potwierdzeniu prezentów i wysłaniu aktualizacji możesz dołączyć tych darczyńców i członków rodziny do listy mailingowej Twojej organizacji, aby informować ich o twojej pracy. W miarę możliwości dołącz do mailingu odręczną notatkę. Zarządzanie tymi darczyńcami pomoże im poczuć więź z ukochaną osobą i może pomóc w zapewnieniu stałego wsparcia od nich.

You might also like

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.